Accès à l’information et protection des renseignements personnels

À titre d’organisme public, la Ville est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Celle-ci établit le principe général que toute personne qui en fait la demande a le droit :

  • d’avoir accès aux documents détenus par la Ville, sous réserve des restrictions et exceptions applicables ;
  • d’être informée des renseignements personnels la concernant détenus par la Ville ;
  • de faire rectifier les renseignements personnels la concernant s’ils sont inexacts ou incomplets ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la Loi ;
  • de refuser que tout renseignement personnel soient utilisés à certaines fins ;
  • de demander le retrait des renseignements personnels détenu par la Ville dans certaines listes ;
  • d’être informée, le cas échéant, que des renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé ;

Les demandes d’accès à l’information doivent être transmises au responsable de l’accès à l’information, soit le greffier, et contenir les informations suivantes : 

  • prénom, nom et coordonnées du demandeur ;
  • description précise du document demandé (titre, auteur, sujet, date ou période visée et service concerné) ;
  • mode de consultation souhaité (à nos bureaux ou par l’envoi d’une copie du document par la poste ou par courriel).

Coordonnées
[email protected]
575, rue Principale, Saint-Amable (Québec) J0L 1N0
450 649-3555, poste 232

Délai
À la suite de la réception de la demande, la Loi prévoit un délai de réponse de 20 jours consécutifs.
Sur avis, ce délai peut être prolongé pour une période n’excédant pas 10 jours.

Procuration
Toute demande d’accès à l’information peut être demandée, en votre nom, par une personne de votre choix. Dans ce cas, cette tierce personne devra fournir une procuration.

Formulaire de procuration – Demande de documents
Lorsque le propriétaire est une personne morale ou s’il s’agit d’un immeuble en copropriété, une résolution du conseil d’administration doit être adoptée pour désigner le demandeur.

Renseignements personnels
Si vous demandez des documents pouvant contenir des renseignements personnels sur une autre personne, un consentement écrit, dûment signé par cette dernière, devra être joint à votre demande ou transmis par la suite au Service du greffe.
Ce consentement devra être suffisamment détaillé quant aux documents visés ainsi qu’à l’identité de la personne ou de l’organisme autorisé à consulter ces documents et comporter une date récente.

Tarifs
Consultation des documents à l’hôtel de ville durant les heures d’ouverture : Gratuit
Photocopies ou numérisations : Frais déterminés par le gouvernement du Québec

Si l’accès à un document est refusé, la personne ayant formulé une demande écrite peut déposer une demande de révision auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec dans les 30 jours suivant la décision.

Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne concernée dont les renseignements personnels sont détenus par la Ville dispose notamment des droits suivants :

  • le droit d’accéder aux renseignements personnels détenus par la Ville et d’en obtenir une copie ;
  • le droit de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par la Ville ;
  • le droit de refuser que tout renseignement personnel soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte ;
  • le droit de demander le retrait des renseignements personnels détenu par la Ville dans certaines listes ;
  • le droit d’être informée, le cas échéant, que des renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé.

Les demandes concernant les renseignements personnels doivent être transmises au responsable de la protection des renseignements personnels et contenir les informations suivantes : 

  • prénom, nom et coordonnées du demandeur ;
  • description précise de la demande.

Coordonnées
[email protected]
575, rue Principale, Saint-Amable (Québec) J0L 1N0
450 649-3555, poste 232

Preuve d’identité
Lors d’une demande d’accès, de rectification, d’opposition et de retrait en lien avec les renseignements personnels, le responsable de la protection des renseignements personnels doit vérifier l’identité du demandeur. Les rencontres en personnes, dans les bureaux de l’hôtel de ville, sont priorisées.

Tarifs
Les demandes de consultation, de rectification, d’opposition, de retrait et d’information en lien avec vos renseignements personnels sont faites à titre gratuit. Cependant, certains tarifs peuvent d’appliquer selon le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.

Les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels doivent être transmises au responsable de la protection des renseignements personnels et contenir les informations suivantes : 

  • prénom, nom et coordonnées du demandeur ;
  • description et raison de la plainte ;

À la suite de la réception de la plainte, la Politique sur la gouvernance des renseignements personnels prévoit un délai de réponse de 30 jours consécutifs.

Politique sur la gouvernance des renseignements personnels

Politique de confidentialité des renseignements personnels (2024-04-25)

Lors d’une modification de la politique de confidentialité, la Ville doit donner un avis de 15 jours avant son entrée en vigueur. De plus, la version précédente de la politique doit demeurer accessible.

Avis de modification

Politique de confidentialité des renseignements personnels (2023-09-05, en vigueur jusqu’au 25 avril 2024)

Mise à jour le 10/04/2024